採用前のバックグラウンドチェック（身辺調査）は違法？個人情報保護法と合法に行うための注意点
採用候補者の経歴や人物像を調査する「採用調査（バックグラウンドチェック）」。 近年、履歴書の詐称やSNSでの不適切発言による企業リスクを回避するため、導入する企業が急増しています。
一方で、人事担当者様から「本人の身辺調査を行うことは、個人情報保護法などの法律に違反しないのか？」というご相談をよくいただきます。
結論から言えば、採用前のバックグラウンドチェック自体は違法ではありません。しかし、やり方を間違えると法律違反となり、企業が大きなダメージを受けるリスクがあります。
本記事では、バックグラウンドチェックが違法となるケースと、合法かつ安全に調査を実施するためのポイントを、法人調査の専門機関である株式会社ピ・アイ・オが詳しく解説します。
結論：採用前のバックグラウンドチェック自体は「違法ではない」
企業には、最高裁判所の判例（三菱樹脂事件）においても「採用の自由」が広く認められています。 企業が自社の企業風土に合い、かつリスクをもたらさない人材を見極めるために、採用候補者の経歴や身辺を調査すること自体は、正当な業務の一環であり違法ではありません。
しかし、これは「どんな情報をどうやって調べても良い」ということではありません。「個人情報保護法」や「職業安定法」といった法令の範囲内で、適切なルールを守って行うことが大前提となります。
違法（法令違反）になる3つのケース
バックグラウンドチェックを行う際、以下の情報を不適切な方法で取得・利用すると、コンプライアンス違反となる可能性が極めて高くなります。
1. 「要配慮個人情報」を本人の同意なく取得する
個人情報保護法において、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴などは「要配慮個人情報」と定義されています。これらの情報を本人の事前同意なしに取得することは原則として禁止されています。
2. 就職差別につながる身元調査
厚生労働省の指針（職業安定法に基づく）では、採用選考において「本人の適性・能力に関係のない事項」を把握することは就職差別につながる恐れがあるとして厳しく制限されています。 具体的には、以下の事項を調査することはNGとされています。
- 出生地や本籍地に関する事項
- 家族に関する事項（職業、続柄、健康、地位など）
- 宗教や支持政党、思想に関する事項
3. 違法な手段を用いた情報収集
当然ながら、不正アクセス、盗聴、データベースへの不法侵入など、違法な手段を用いて候補者の情報を収集することは犯罪行為となります。探偵や調査会社に外注する場合でも、委託先が違法な手法を用いていれば、依頼した企業側の責任も問われることになります。
合法かつ安全に採用調査を行うための必須ポイント
企業がコンプライアンスを遵守し、安全にバックグラウンドチェックを実施するためには、以下の手続きを徹底する必要があります。
本人から事前の「書面による同意」を得る
これが最も重要です。調査を実施する前に、必ず採用候補者本人からバックグラウンドチェックを行う旨の同意書（承諾書）を取得してください。口頭ではなく、書面や電子署名で記録を残すことがトラブル防止に繋がります。
取得する情報の「利用目的」を明示する
同意を得る際には、「取得した情報は採用選考の目的のみに使用し、その他の目的では使用しない」という利用目的を明示し、情報の取り扱い（不採用時の破棄など）についても明確にしておく必要があります。
信頼できる専門機関（第三者）に委託する
自社で調査を行うと、無意識のうちに「採用に関係のない情報（思想や家族構成など）」まで目にしてしまい、不採用にした際に「差別ではないか」とトラブルに発展するリスクがあります。 法令に精通した専門の調査機関に委託することで、選考に必要な客観的情報のみをレポートとして受け取ることができ、採用リスクと法的リスクの両方を回避できます。
自社調査（ネット検索）の限界とリスク
近年、人事担当者自らが候補者の名前をGoogleやSNSで検索し、簡易的なチェックを行うケースが増えています。しかし、自社調査には以下の限界とリスクが伴います。
- 同姓同名のリスク: ネット上の情報が、本当にその候補者本人のものか確証を得ることは非常に困難です。誤った情報で不採用にしてしまうリスクがあります。
- 情報の偏り: 表面的な情報しか得られず、巧妙に隠された経歴詐称や、過去の職場で起こしたハラスメント問題といった「真のリスク」には辿り着けません。
確実なリスク管理を行うためには、プロによる深いスクリーニングが不可欠です。
コンプライアンスを重視するなら「弁護士協同組合特約店」のPIOへ
採用調査・バックグラウンドチェックは、企業の未来を守るための重要な防衛策です。しかし、委託する調査会社の質が低ければ、かえって企業を法令違反のリスクに晒すことになりかねません。
株式会社ピ・アイ・オは、東京都をはじめとする24都府県の「弁護士協同組合特約店」に指定されています。厳格なコンプライアンス基準の下、各種法令を遵守した適法かつ高度な調査のみを実施しております。
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